10 out Quando utilizar o Onedrive for Business e sites de equipe?
Com o Office 365 pode-se armazenar conteúdo em praticamente qualquer lugar, mas raramente se pensa no impacto dessa decisão. Quando se está trabalhando com o SharePoint, muitas vezes há a necessidade de decidir entre dois lugares para armazenar seus arquivos: ou no Onedrive for Business ou nos sites de equipe do SharePoint. Veja a seguir como decidir os locais para armazenar seus documentos.
O Onedrive é recomendado para aqueles arquivos que irão necessitar de baixo grau de colaboração, mais voltado para uso pessoal, com controle de permissionamento focado no usuário. Já os sites de equipe tem como foco arquivos largamente utilizados por um grupo, e nele conta-se com listas customizadas, páginas web; as informações lá arquivadas precisam de features avançadas como acesso a metadados, por exemplo.
Então quando deve-se usar Onedrive for Business?
Onedrive for Business é destinado a ser o seu espaço pessoal no escritório. Basicamente, ele pode ser pensado como os novos “Meus Documentos”.
Em termos de tecnologia, é muitas vezes visto como apenas uma ferramenta de sincronização ou o novo SharePoint My Site. Porém, não é somente isso que existe nele. Onedrive for Business é uma plataforma que relata ao usuário final que aquele é o lugar em que se pode procurar por seus arquivos de trabalho.
Ao se pensar sobre o armazenamento de arquivos no onedrive for Business do ponto de vista de um usuário, muitas vezes pensamos sobre a biblioteca de documentos pessoais.
Agora, quais documentos vão para lá?
Qualquer coisa que você não tem certeza de ter trabalhado com sua equipe ou qualquer coisa que se deseja manter o controle exclusivo!
Não se deve esquecer que a biblioteca de documentos do Onedrive for Business é muito mais limitada do que a avançada biblioteca dos sites de equipe do SharePoint. Sendo assim, não será possível criar metadados nem atribuir fluxos de trabalho.
Quando devo usar um site de equipe do SharePoint?
Os sites de equipe SharePoint pretendem ser a parte voltada para os grupos de trabalho. Neste local, o arquivo não é propriedade ou associado a um usuário. Aqui, é da própria equipe ou do site da equipe.
Os sites de equipe do SharePoint são uma solução robusta para gerenciamento de conteúdo corporativo. Ao passo que oferece uma experiência web simples. Dentro de um site de equipe, eles podem criar várias listas e bibliotecas para armazenar seu conteúdo. Além disso, pode enriquecê-lo com metadados e muito mais.
Há também muitas características que não encontramos na biblioteca pessoal de OneDrive for Business, como fluxos de trabalho, exibições personalizadas, etc. Os documentos que são de propriedade da equipe ou projeto devem ser armazenados em seus sites de equipe. No entanto, por vezes, os documentos serão primeiro criados em uma biblioteca de documentos pessoais (OneDrive for Business) e mais tarde movidos para um site de equipe quando quando poderão ser utilizados em um projeto, por exemplo, ou quando mais pessoas precisarem trabalhar em conjunto no arquivo.
O Office 365 oferece essas e muitas outras possibilidades de compartilhamento e colaboração para seus usuários. Isso torna a experiência de trabalho cada vez mais produtiva. Ainda não possui o Office 365 em sua organização? Então agende uma consultoria gratuita com a Ímpeto, para que possamos ajudá-lo a indentificar as melhores opções para seus negócios.