Use AvePoint para automatizar permissões do SharePoint

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Use AvePoint para automatizar permissões do SharePoint

Alguns administradores do SharePoint gastam mais de 50% de seu tempo no trabalho apenas gerenciando as permissões e políticas de acesso. Isso implica custos de oportunidade significativos para a organização, pois o tempo poderia ser gasto para manter novos projetos dentro do cronograma e do orçamento, pesquisar novas funcionalidades e serviços em vez de processar alterações de permissões.

Vamos dar uma olhada em como automatizar as Permissões do SharePoint usando o DocAve.

Como automatizar o gerenciamento de permissões do SharePoint com a automação de Governança DocAve

A automação de Governança DocAve permite que os proprietários de conteúdo gerenciem permissões – tudo isso enquanto mantém a governança adequada da farm. Os administradores podem configurar serviços com base em políticas, em que os pedidos dos usuários finais são encaminhados para os proprietários de conteúdo no front-end para garantir que os requisitos de negócios estejam corretos antes que as alterações sejam implementadas sem o envolvimento adicional do administrador.

Agora vamos dar uma olhada em como configurar permissões automatizadas.

Configurando os Serviços de Gerenciamento de Permissões: Processo de Aprovação

A primeira coisa que um administrador precisa fazer é criar o processo de aprovação. Isso controlará quem aprova o pedido – proprietário do conteúdo, proprietário do site, responsáveis ​​pela conformidade, TI, etc.

Etapas do processo de aprovação

A automação da governança permite vários esquemas de aprovação diferentes – aprovação automática, aprovador único, aprovadores múltiplos em sequência e aprovadores múltiplos em paralelo. Tenha em mente, uma vez que um processo de aprovação é criado, ele pode ser usado para qualquer serviço em Automação de Governança.

Aprovadores

Aprovadores podem ser qualquer usuário do Active Directory (AD), ou uma “função” em vez de um nome de usuário. O uso de funções e/ou metadados permite que um processo de aprovação seja menos específico, mas mais dinâmico em termos de acompanhamento das mudanças organizacionais. Ele também permite que o mesmo processo de aprovação notifique muitos aprovadores diferentes com base em sua pré-designação no SharePoint. As funções são especificadas usando o símbolo $ e você também pode indicar se os aprovadores podem delegar essa responsabilidade.

Escalação

A próxima seção é para duração e escalação. Às vezes, os aprovadores não aprovam os pedidos em tempo hábil. Isso pode causar frustração para os usuários finais. A seção de escalonamento permite que o sistema envie o pedido a outra pessoa a ser endereçada.

Configurando os Serviços de Gerenciamento de Permissões: Criando o Serviço

Todos os serviços são configurados na seção de gerenciamento de serviços. A maioria dos serviços tem áreas comuns, como nome, descrição e departamento. As instruções na tela irão guiá-lo, então eu vou apenas cobrir algumas coisas a serem observadas especificamente para os serviços de gerenciamento de permissão.

Escopo

Uma coisa a considerar é onde você quer ter esse serviço específico estar disponível. Isso pode ser todo a farm, coleções de sites múltiplos ou sites, ou mesmo contêineres de nível inferior, como bibliotecas e pastas.

Selecionando Usuários

A seção “Selecionar Usuários” é para determinar quaisquer usuários cujas permissões possam ser alteradas usando este serviço. “Todos os usuários” permite que o serviço altere as permissões de qualquer usuário no farm. As outras opções permitem alterações para direcionar relatórios, pares e relatórios indiretos.

Limites de permissões

Dependendo do escopo, talvez você não queira dar aos usuários todo o controle quando se trata de permissões. Consulte o proprietário do escopo e defina um limite para quais permissões estão corretas para alterar e quais níveis de permissão estão fora dos limites.

Personalização Adicional

Ação personalizada permite que a automação de governança execute um script antes ou depois da aprovação ou após a entrega do serviço. Você pode até mesmo configurar um cronograma de execução que permite ao solicitante selecionar uma opção de agendamento que você predefinir. Isso pode ser usado para adiar a execução do serviço, desta vez, proporcionando flexibilidade para o usuário de negócios.

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