Guia de melhores práticas para implantar um software de automação de negócios

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Guia de melhores práticas para implantar um software de automação de negócios

1. Escolha o processo correto

A partir do momento em que qualquer empresa compra a licença de algum software de automação de processos de negócios, é muito natural querer automatizar todos processos o mais rápido possível. No entanto, essa ansiedade pode ser muito problemática no longo prazo.
Uma dica para isso é começar automatizando processos mais simples como aprovação de despesas de viagem, aprovações de reembolso, etc. Assim será muito mais fácil para os colaboradores da sua corporação se adequarem aos novos processos. Depois disso, você poderá automatizar gradualmente todos os processos com maior adaptabilidade e com menos riscos. Além disso, outro conselho é evitar ao máximo escolher um processo que demande intervenção humana.

2. Escolha a ferramenta correta

Para automatizar todos seus processos é muito importante que você saiba a ferramenta que está escolhendo e o quanto a mesma vai facilitar o trabalho dos seus colaboradores. No geral, o mercado desse tipo de solução está num oceano vermelho onde cada um se vende como o melhor. Estude bastante para entender qual solução é a certa para sua empresa.
Por exemplo, algumas ferramentas são criadas para oferecerem recursos de desenvolvimento de aplicativos enquanto outros são voltados para transparência e rastreamento de processos. É essencial escolher um software de usabilidade fácil para que seus funcionários consigam usá-lo sem depender de consultores caros.

3. Defina metas específicas de automação para medir o ROI

Grande parte das organizações que implementam um software de automação cumprem com o objetivo imaginado no início da sua instalação.

Essencialmente, o primeiro passo para automatizar é definir seus objetivos e trabalhar para que eles se realizem pelo fato de que essa implantação demanda um investimento substancial em tempo e dinheiro.
Assim, é fundamental avaliar o desempenho e garantir que o investimento seja justificado com resultados. Caso algo não ocorra como estipulado, isso será denominado como uma despesa imprudente. Com isso, é muito importante se planejar.
E é por isso que a implantação do software deve ser feita com cautela e segmentada em fases que demandarão um menor investimento. Dessa forma, caso algo saia do controle, não foi feito um grande investimento.

4. Assegure de forma clara todas funções e a hierarquia aos colaboradores

Uma vez que sua empresa passa pela implantação de um software de automação, haverá mudanças nas funções e nos papéis dos seus funcionários. Para evitar qualquer problema, é importante estabelecer as responsabilidades de todos envolvidos. Além disso, também é essencial identificar o encarregado do processo em si.

 

5. Envolva todos no processo

Por ser uma mudança drástica, os seus colaboradores podem criar certa resistência a ser administrada. Como consequência disso, eles passam a acreditar que todos esses esforços serão inúteis e que não ajudarão. Para evitar esse tipo de atitude, é muito importante que a empresa busque envolvê-los desde o primeiro processo para que entendam que faz sentido. Outra forma de evitar isso é realizar reuniões com feedbacks. Assim, será possível compreender todos problemas que os funcionários andam enfrentando para ajudá-los.

 

6. Treine seus usuários

O sucesso da implantação do software depende do quão bem aceita está sendo a solução pelos funcionários. É importante treinar todas equipes que estarão nesse processo, de forma que consigam utilizar a ferramenta na sua plenitude.
A partir do momento que todos entenderem a importância e o quanto um software bem escolhido pode influenciar no resultado, o processo será facilitado e aumentará muito a chance de tudo ocorrer como planejado. É essencial escolher um software intuitivo que facilitará a usabilidade.

 

7. Foque na melhoria contínua

Sem monitoramento contínuo dos resultados que a automação traz, é impossível mensurar sua eficiência. O gestor de TI deve avaliar de forma persistente o desempenho da automação e fazer reparos para melhor aproveitamento.
Porém, não é fácil medir o progresso porque os dados são muito vagos. Para isso, é muito importante que os KPIs usados ajudem na medição para otimização do sistema.
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