Quais são as principais vantagens de um Sistema de Gerenciamento de Documentos?

sistema de gerenciamento de documentos

Quais são as principais vantagens de um Sistema de Gerenciamento de Documentos?

Proteger diversos documentos de extrema importância para organização, compartilhar na nuvem com a equipe, mesmo que remotamente são algumas das características do sistema de gerenciamento de documentos. Ele busca diminuir os esforços para com que o funcionário foque no que realmente importa para ele.

Outra questão que exalta a prática é o quão sustentável pode ser para o planeta. Armazenar os documentos na nuvem diminui o uso de papel e tinta.

Aliada a sustentabilidade, a economia de papel e tinta de impressão para a empresa se torna considerável. O uso dos dois não se faz tão necessário como antes.

Uma boa GED evita casos como o da prefeitura de Criciúma, onde hackers invadiram seu sistema, bloqueando o acesso ao banco de dados da prefeitura. Esse tipo de acontecimento mostra o quão frágil pode se tornar uma instituição que não investe numa ferramenta para proteção.

Nos dias de hoje fica cada vez mais difícil confiar em compartilhar documentos importantes da sua empresa na nuvem. Falsificações e ataques cibernéticos recorrentes fazem com que as pessoas fiquem cada vez mais desconfiadas quanto à adoção dessa tecnologia.

Porém, uma forma de proteger os dados sensíveis da sua empresa desse tipo de prática criminosa é implementando uma gestão de documentos com um software em que você pode confiar.

Agora a pergunta é: como saber se pode confiar o gerenciamento dos seus documentos ou não?

Uma boa forma de responder essa pergunta é analisar o retrospecto de alguns cases das empresas que oferecem esse tipo de serviço. Por exemplo, existem cases de GED de sucesso como o Sistema Cartola, da Fundação Roberto Marinho, assim como o case do GED Jurídico da Chediak Advogados e o do GED do Portal LAESER. Todos eles mostram a validação e qualidade do software que é oferecido.

Como implementar um sistema de gerenciamento de documentos?

Para começar, você deve buscar entender como uma GED pode se encaixar na sua empresa e o quanto será economizado com o investimento. Logo após, busque conteúdos que o esclareçam sobre o assunto. E, para finalizar, busque um parceiro especializado que possa te apoiar nesse processo.

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