Monitore atividades de usuários do Office 365 com Delve!

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Monitore atividades de usuários do Office 365 com Delve!

Gerenciar a atividade do usuário no Office 365 tem um objetivo: adquirir conhecimentos sobre os hábitos dos usuários, dessa forma os administradores podem ajustar seus sites para fornecer uma experiência mais proveitosa ao usuário. Existe uma serie de ferramentas de Office 365, como o Delve. Elas permitem ter uma visão sobre como os usuários estão interagindo com a plataforma.

Os relatórios de atividades podem dar boas noções aos administradores. Porém, é preciso se voltar para a performance dos usuários e entender suas como suas atividades podem ser otimizadas. Atualmente, plataformas como o Office 365 permitem que se possa intensificar os níveis de interação e colaboração. Daí a importância de assegurar que o tempo gasto nessas atividades está realmente focado nas prioridades. Pensando nisso, a Microsoft desenvolveu uma ferramenta que pode realizar esse monitoramento: Delve Analytics.

Em pesquisa da Bain & Company descobriu-se que os executivos seniores gastam 28 % do seu semana em reuniões internas – o que equivale a pouco mais de dois dias inteiros. Esses mesmos executivos avaliaram mais de metade destas reuniões como ineficazes , destacando uma evidente necessidade de mudança.
Delve é uma ferramenta do Office 365 dedicada a ajudar as pessoas a entender mais sobre a forma como trabalham. O Delve Analytics – que utiliza o poder de aprendizado do Office Graph- fornece insights sobre o “como” se trabalha.

Os usuários com uma licença do Office 365 Enterprise E5 podem acessar sua própria Delve Analytics no painel pessoal. Nessa seção, pode-se ver um resumo de quanto tempo eles gastaram em reuniões, no e-mail, etc. Os usuários podem definir metas individuais de trabalho em cada uma dessas categorias e verificar deu desempenho nesses objetivos em um relatório semanal via Outlook.

 

Os 5 módulos seguintes fornecem aos usuários insights para a priorização do trabalho:

Network

Dando-lhe uma visão sobre com quais pessoas se interage mais, a seção de Network informa o quão rapidamente se lê e responde a e-mails de outros. Além disso, fornece sugestões sobre as pessoas com as quais pode ser interessante de interagir.

 

Email

Focado nos emails que se envia, esta função diz-lhe quanto tempo é dedicado a ler e escrever e-mails, bem como suas taxas de leitura e resposta mais comuns tanto para emails que se envia quanto para os que se recebe. Quando se pensa na pesquisa da Bain & Company, percebe-se que o email, quando mal utilizado, inimigo é o maior  de produtividade no local de trabalho; por isso o Delve Analytics auxilia a pensar em modos de tonar a comunicação por email mais eficaz.

 

Focus Hours

Com a ajuda de Focus Hours, pode-se visualizar quantas vezes se tem pelo menos duas horas entre as reuniões. Essa função oferece tempo suficiente para trabalhar em outras atividades.

O Focus Hours mostra suas reuniões em um formato visual simples e claro, então se existem reuniões marcadas durante o dia inteiro, pode-se realocá-las de modo quwe nenhum tempo seja desperdiçado.

 

After Hours

A manutenção de um equilíbrio saudável entre trabalho/ vida pessoal tornou-se um tópico cada vez mais discutido. O módulo de After Hours pode oferecer a conscientização sobre a quantidade de tempo que se gasta trabalhando fora do horário regular de trabalho para  que o usuário priorize também sua qualidade de vida.

 

Reuniões

Mostra quanto tempo se gasta em reuniões, mas também quais delas estão ocupando a maior parte do seu tempo. O módulo de Reuniões pode esclarecar ainda sobre a qualidade das reuniões as quais se assiste por meio de as métricas de qualidade, que incluem dados sobre a eficácia das reuniões (tais como quanto tempo a sua reunião durou comparação com a média ), com informações adicionais sobre por que reuniões específicas podem ter sido ineficazes. Com esta informação , você pode tomar decisões como se deve alterar ou reduzir listas de participantes , reduzir comprimentos de reunião ou cancelá-las completamente.

O Office 365 oferece essa e muitas outras possibilidades de aumento de produtividade para sua empresa. Quer conhecê-las? Então não perca tempo e marque uma consultoria gratuita com a Ímpeto!