Gerencie seus conteúdos com um sistema de intranet

Gerencie seus conteúdos com um sistema de intranet

gestao-documento-1-300x225 Gerencie seus conteúdos com um sistema de intranetGerenciamento de conteúdo é uma prioridade para cada organização e também um ponto de dor comum. Uma Intranet baseada no SharePoint permite não apenas o Gerenciamento de Documentos e o Gerenciamento de Políticas, mas também com o acompanhamento detalhado com Revisão de Documentos, Revisão de Políticas, Arquivamento Automatizado, Organização de Recursos de Biblioteca com a capacidade de localizar facilmente todo esse conteúdo com pesquisa simplificada.

Sua intranet pode ser um excelente veículo para gerenciar a comunicação e a partilha de ideias entre os funcionários, mas também é uma poderosa ferramenta para criação, gerenciamento e compartilhamento de conteúdo.

As principais ferramentas que sua intranet deve possuir para gerenciar o conteúdo produzido são:

1.Gestão de documentos

Gerenciamento centralizado de documentos é um dos principais requisitos para qualquer negócio. Tornar mais fácil para os funcionários encontrar, editar e revisar documentos é fundamental para garantir que seus processos de negócios funcionem sem problemas e sua intranet de negócios deve possuir as ferramentas necessárias para ajudar seus funcionários neste processo.

Nossas ferramentas de gerenciamento de documentos, incluindo pesquisa de texto completo, etiquetagem de documentos, versionamento, comentários e classificações e muito mais ajudam seus funcionários a fazer exatamente isso.

2.Revisão de documentos

Parte da Gestão de Documentos está assegurando revisões atualizadas e quais mudanças estão sendo feitas. Quando o conteúdo da intranet de sua empresa é continuamente revisado e atualizado, você sabe que o conteúdo do site é novo e que seus funcionários têm os recursos necessários para executar suas tarefas diárias. Tempo não é desperdiçado tentando encontrar o documento mais atualizado.

3.Leitura e Concordância de documentos

Há conteúdo em sua intranet que pode ser essencial para todos os funcionários, ou simplesmente um grupo específico de funcionários, que precisa ler e entender. A função Ler e Concordar em sua permite que você notifique seus funcionários de conteúdo, como políticas ou procedimentos, que precisa ser lido e acordado e, em seguida, monitore quem leu esse conteúdo.

Uma vez que um funcionário verificou que eles leram o material que eles são adicionados à lista de confirmação de leitura. Os funcionários que ainda não leram o material após um determinado período de tempo podem ser remetidos a notificação de que o item foi postado e que eles devem confirmar que leram e entender.

4.Gestão de Políticas

O Gerenciamento de Políticas em sua Intranet Corporativa é um repositório de políticas centralizado que mantém todas as políticas e manuais da empresa em um local para que os funcionários busquem e recuperem facilmente. Escolha anexar arquivos ou usar nossos documentos da Web parecidos com wiki e adicionar tags para tornar o conteúdo ainda mais fácil de seus funcionários encontrarem.

Parte do gerenciamento de documentos e políticas é garantir revisões atualizadas e alterações são feitas, mantendo seu conteúdo renovado e relevante.

5.Revisão de Políticas

Gestão de Políticas é muitas vezes sobre a conformidade com verificações e contrapesos. Ao gerenciar conteúdo em sua Intranet Corporativa, você pode agendar, acompanhar e relatar em Revisão de Políticas para garantir que o tempo não seja desperdiçado procurando por unidades compartilhadas e mantendo sua equipe na mesma página com as políticas mais atualizadas.

6.Segurança de conteúdo

É provável que sua intranet contenha informações confidenciais ou confidenciais nele que somente determinados usuários ou departamentos estão autorizados a ver. Você pode garantir que esse conteúdo fique oculto para usuários não autorizados com configurações de segurança de conteúdo.

7.Aprovação de conteúdo de Fluxos de Trabalho

Agilize a aprovação de conteúdo com Workflows. Os fluxos de trabalho redirecionam rapidamente a edição de conteúdo e as aprovações dos autores, dos editores e, em seguida, dos revisores.

Redirecionando automaticamente os fluxos de trabalho de aprovação de conteúdo não apenas acelera o processo de aprovação, mas garante que os funcionários sejam mais eficientes em termos de tempo. Os Workflows também permitem que os administradores da intranet acompanhem quem fez o quê, quando e em que ordem. Com a produção de conteúdo ao longo do tempo, alguns materiais obsoletos podem se misturar com o que é realmente relevante. Pode-se evitar a “confusão de conteúdo” e garantir que somente informações úteis sejam publicadas. Pode-se automaticamente enviar uma notificação para um editor ou revisor cada vez que o novo conteúdo é publicado para que antes que ele entre em vigor, alguém tem que aprová-lo.

8.Comentários

Permitir Comentários e Avaliação de Conteúdo sobre o material armazenado em sua Biblioteca pode ser benéfico para determinar a qualidade do seu conteúdo e ajudar outros funcionários a determinar qual conteúdo será mais útil. Os comentários podem ser monitorados adicionando um moderador para receber e-mails cada vez que um comentário é publicado. Classificação de conteúdo pode ser tão fácil quanto implementar polegares acima (como) e polegares para baixo (não gostam).

9.Recursos de Biblioteca

A Biblioteca permite listar todos os recursos corporativos disponíveis que não estejam localizados on-line, como pastas, jornais, revistas, tablets e livros. Os itens podem ser organizados e exibidos em pastas com base na categoria. Os recursos da Biblioteca podem ser visualizados em ordem alfabética em uma simples exibição de tabela, tornando o conteúdo fácil de encontrar. A Biblioteca permite que bibliotecários, departamentos de treinamento e outros, disponibilizem seus recursos off-line aos funcionários.

10.Banco de Dados com dicas e perguntas

Use o banco de dados de artigos da sua Intranet corporativa para armazenar perguntas frequentes e instruções para seus funcionários. Totalmente colaborativo e pesquisável, o banco de dados ajuda centralizar o conhecimento.

Crie artigos focados que sejam protegidos e apenas para fins informativos ou abra-os para colaboração, permitindo aos funcionários publicar, comentar e compartilhar suas ideias e experiências.

É uma ótima maneira de reduzir a carga de trabalho de seus recursos humanos e departamentos de TI, fornecendo artigos com instruções direto em sua intranet. Classifique seu banco de dados em várias categorias para melhorar a eficiência com que seus funcionários encontram os artigos que estão procurando. As categorias podem incluir questões gerais de TI, “como fazer”, FAQ e muito mais.

A Intrashare pode oferecer tudo isso e muito mais! Podemos entregar sua intranet em menos de um mês, com templates customizados de acordo com a identidade visual de sua empresa. Entre em contato conosco para entender melhor, nossa consultoria é gratuita.