04 out Exchange: como se proteger com uma boa ferramenta de backup online?
O email nunca foi tão importante
Você sabia que o primeiro email foi enviado há 46 anos atrás? Naquela época, o email foi desenvolvido de forma simples, algo comparado ao SMS dos dias de hoje.
Ao longo desses anos, essa nova tecnologia de comunicação passou por uma evolução enorme, atingindo um alcance gigantesco, muito além do imaginado quando foi criado. Atualmente, 81% dos 205 bilhões de e-mails enviados são abertos em dispositivos móveis que, hoje, possuem capacidade infinitamente superior ao dispositivo usado por Ray Tomlinson, em 1971.
Email na nuvem: Microsoft Exchange Online
A nuvem vem tomando uma proporção cada vez maior ao longo dos anos. Mais empresas contratam esse tipo de serviço devido ás vantagens percebidas e a facilidade de transferir arquivos do servidor para o Exchange Online.
Em muitos casos, a migração para o Microsoft Exchange Online é o primeiro passo tomado no momento em que o pacote Office 365 é adquirido. É uma das poucas transições tecnológicas atualmente que não geram um impacto negativo para a empresa.
No momento em que a transição é feita por completo, todo o processo se torna mais simples para os administradores. Isso acontece porque manter servidores, redes e infraestrutura de armazenamento dentro de casa não é mais necessário. Porém, apesar dessas facilidades, a manutenção da política de backup para as caixas de correio do Exchange Online e do Office 365 apresenta um desafio específico.
A Microsoft oferece segurança da informação que está próxima à perfeição. Porém, não há uma cobertura completa da disponibilidade de dados. Por exemplo, se houver um ataque a um servidor da Microsoft, os arquivos podem ser recuperados. Porém, existem alguns casos em que os documentos podem ser perdidos sem alternativa de recuperação. São eles:
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Exclusão acidental:
Mesmo com uma lixeira, não é incomum apagar arquivos “sem querer”. Normalmente, não é por negligência ou intenção maliciosa, mas sim por falta de atenção. Os emails também podem ir para spam e se perderem por lá.
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Problemas de sincronização do OneDrive for Business e o Outlook:
No momento em que é feita a sincronização com seu dispositivo eletrônico pode acontecer uma interrupção dos arquivos da rede.
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Ransonware:
É basicamente uma criptografia de dados feita com más intenções. Sem as chaves, você não pode acessar seus dados e, ao contrário da criptografia legítima, apenas os bandidos os possuem.
Já vimos a importância que o email possui e como ele deve ser devidamente protegido. Agora, vamos sabe como fazer isso:
Capacidades de backup online do Exchange Online
Os usuários podem restaurar itens de e-mail que foram excluídos de qualquer pasta de e-mail. Quando um usuário exclui um item, ele é mantido na pasta “Itens Excluídos” na caixa de correio do usuário. Isso acontece até que o mesmo os exclua manualmente ou os mova para outro lugar. Eles também podem ser removidos por meio de políticas de retenção personalizadas.
Eliminação manual da pasta Itens Excluídos
Além disso, os usuários têm a opção de configurar uma política de arquivamento para salvar seus e-mails. Porém, cada um deve configurar seu próprio sistema de arquivamento individualmente.
Caso algum usuário exclua permanentemente um item no Outlook, o item é movido para a lixeira e mantido lá por 14 dias por padrão. Contudo, pode ser alterado para 30 dias. Os administradores podem fazer uma restauração do item dessa pasta caso seja requerido pelo usuário.
Uma vez que uma caixa de email ou usuário for excluído por mais de 30 dias, a empresa não terá como recuperar esses dados. Isso faz com que a empresa seja prejudicada na manutenção de políticas de retenção organizacionais para seus dados armazenados por não ter controle do conteúdo apagado.
Exchange Online Backup facilitado com AvePoint
Ao longo da sua vida profissional, seus usuários ou você mesmo já apagou algum conteúdo do seu ambiente do Exchange Online ou do Office 365 que imediatamente já se arrependeu? Ou você é uma dessas pessoas que se apega aos emails e outros dados talvez um pouco mais do que deveria por medo de perder algo importante?
Existe uma solução que contribui muito para acabar com essas preocupações: o Cloud Backup. Além de oferecer backup e recuperação eficiente e confiável para seu email, também oferece ao gestor de TI melhores formas de gerenciar os dados, adequando às necessidades da sua empresa.
No momento em que o Cloud Backup for implantado na sua empresa, o mesmo coloca a proteção dos dados das caixas de email do Exchange Online e do Office 365 nas mãos do administrador. A solução pode ser configurada para fazer backups de 6 em 6 horas, totalizando 4 backups diários.
A solução também oferece a opção de armazenar seus backups no seu próprio espaço Microsoft Azure. Não importa o local de armazenamento dos dados, você pode executar uma restauração de nível granular nas caixas de email do Exchange Online e do Office 365 . Quando uma restauração é executada, relatórios serão gerados. Ela também pode ser agendada para qualquer momento de sua escolha. A opção de backup e restauração on-line do Exchange do Cloud Back Up também permite que você tenha opções de resolução de conflitos para seus arquivos enquanto eles estão sendo restaurados.
Como o Cloud Back Up Online é uma solução de Software-as-A-Service (SaaS) totalmente hospedada no Azure, não há hardware adicional necessário. Tudo o que você precisa fazer é registrar uma conta de administrador global e apontá-la no seu ambiente do Office 365.
Preparamos um E-book especial que trata desse e de outros desafios de quem opta por ir para a nuvem utilizando as soluções do Office365 e do SharePoint Online. Além disso, explicamos também a solução para cada um desses pontos.