5 razões para automatizar a gestão de processos da sua empresa

gestão de processos

5 razões para automatizar a gestão de processos da sua empresa

A automação da gestão de processos de negócios é uma forma que as empresas adotam para facilitá-las no seu âmbito. Essa decisão é considerada inovadora pelo fato de que possibilita a sistematização das organizações. Agora, como colocar isso em prática?

Para começar, vamos contextualizar o assunto contando uma breve história.

João estava começando seu novo trabalho como gerente de marketing para uma grande e tradicional fabricante de motores. Com pouco tempo de trabalho, ele entendeu o motivo pelo qual a pessoa que estava no cargo antes dele saiu.
Ele recebeu um e-mail de Maria, que liderava a área de e-mail marketing, pedindo sua aprovação da última campanha criada. João, que não sabia do assunto que se tratava, rolou todos e-mails envolvidos para tentar entender. Porém se deparou com inúmeras versões, edições, revisões e sugestões que o impossibilitava de aprovar pois estava completamente desorganizado.
Em sua última reunião com sua equipe, João foi chamado pela equipe de vendas que queria saber sobre algumas informações de preços anteriores que não tinham sido atualizados e que geraram uma verdadeira bagunça nessa área.
Em outra reunião com sua equipe, ele pediu uma atualização sobre os valores da campanha de SEO que estava em desenvolvimento. Nesse momento, todos se entreolharam e Paula, uma das integrantes da equipe, disse: “Ainda estou esperando que o Eric aprove o orçamento”. Logo depois, José disse: “ Ela já enviou sua aprovação há 2 dias atrás, você não viu no seu e-mail? ”. João, visivelmente confuso, perguntou: “O que está acontecendo?”. Ninguém soube responder!
A situação que ele e sua equipe vêm enfrentando não é muito diferente da realidade de diversas empresas no mercado. Na teoria, tudo é simples e, consequentemente, passa por um caminho simples. Contudo, a partir do momento em que ocorre uma falha na comunicação, ninguém entende o que está acontecendo e o trabalho acaba sendo feito em vão.
Para muitos gerentes, como o João, a automação da gestão de processos pode ser a resposta procurada.

 

O movimento da automação da gestão de processos empresariais

A automação pode aumentar indescritivelmente a eficiência do negócio e a simplificação das diversas equipes da sua empresa. As empresas que se propõem a automatizar seus processos de negócios reduzem custos e economizam tempo. Deixar o sistema tomar conta dessas tarefas é ótimo visto que acaba com os erros dos funcionários.
Existem diversos benefícios da automação da gestão de processos de negócio, porém separamos os 5 melhores.

1. Agilidade na comunicação

E-mails e conversas na hora do café são boas maneiras de discutir tarefas, mas são péssimas para organizar o trabalho colaborativo. Um fluxo de trabalho automatizado permite que sua equipe foque nos assuntos mais urgentes e relevantes de uma forma simples e fácil.
O software de automação oferece diversos dashboards que permitem que toda sua equipe veja as tarefas de uma só vez. O progresso de cada uma delas é registrado no seu respectivo lugar para evitar desorganização.
Por exemplo, no caso do João, significaria que não haveria mais comunicação baseada em “cadeias de e-mail”. No lugar disso, no momento em que ele revisaria um e-mail, ele teria o controle das alterações, versões, revisões e qual seria o objetivo principal da campanha em questão.

2. Estimula a responsabilidade dos funcionários

Quando o fluxo do seu trabalho é automatizado, você cria um proprietário para cada etapa do processo. Isso significa que aprovações e rejeições estão sob a responsabilidade de um indivíduo em particular que deve fazer o fluxo ser completo e feito da melhor forma.
Diante desse cenário, o nível de transparência de informação garante que todas partes interessadas se comprometam com o processo designado a elas. Com isso, será capaz identificar quais tarefas estão demoradas e o motivo disso para otimizá-la e cumpri-la para não comprometer a empresa.

3. Minimize custos e erros

O ser humano pode ser propício a erro em tarefas que envolvem um alto nível de organização. A partir disso, poder substituí-los por uma máquina que não errará possibilita que sua empresa possa reduzir a zero erros manuais e ineficiências.
Pagamentos atrasados, aprovações de vendas lentas e pagamentos por produtos nunca recebidos são erros muito caros e danosos a qualquer empresa. A automação também pode economizar bastante nos custos administrativos.
Nessa realidade, a equipe de João reduziria seus erros de comunicação. Ao invés de copiar e colar manualmente os últimos e-mails enviados, eles poderiam garantir que a versão enviada seria a correta.

4. Mantenha uma guia nos processos de negócio

Um sistema automatizado não só permite que você tenha acesso ao status de qualquer item individual, como também oferece a visão completa e sistêmica do software. Imagine o que você poderia fazer com diversos meses de dados num único lugar. Com uma ferramenta de fluxo de trabalho automatizado, você pode acompanhar quantas solicitações foram feitas, quantas foram aprovados ou reprovadas, tempo gasto na tarefa, etc.

5. Estabeleça uma hierarquia de aprovação clara

Quando você cria um fluxo de trabalho personalizado, você pode atribuir responsabilidades de aprovação a qualquer pessoa na organização, independentemente da estrutura dos relatórios disponibilizados.
Um gerente como o João que é ocupado e lida como inúmeros assuntos diariamente, não precisa estar em cada passo ou tarefa para saber que o projeto está em evolução ou atrasado.
Para isso, ele pode se tornar revisor de tudo relacionado a ele. Dessa forma, poderá usar o fluxo de trabalho para configurar hierarquias em sua própria equipe. Com isso, poderá garantir que as pessoas certas tenham acesso ao conteúdo.

Quer se aprofundar ainda mais no assunto? Inscreva-se no Webinar “Automação de processos de negócio” e saiba mais sobre esse tema!