8 falhas na migração de Office 365 para evitar!

Office 365

8 falhas na migração de Office 365 para evitar!

Sua empresa decidiu se mudar para o Office 365, ótimas notícias: vão ter acesso a algumas maiores ferramentas de TI. De Power BI ao Groups, Office online, Sway, sua empresa terá um conjunto de ferramentas muito valiosas. Antes que se possa usufruir de tudo isso, será necessário fazer uma migração. Como a maioria das organizações, provavelmente a sua tem toda uma gama de software existentes, bancos de dados e departamentos diferentes que usam diferentes versões do SharePoint.

Para garantir que sua migração seja um sucesso, certifique-se de evitar as seguintes armadilhas do Office 365.

1.Deixar todo o trabalho para o departamento de TI

Muitas vezes, as empresas veem a migração como uma tarefa técnica – eles esperam que a equipe de TI crie a estratégia de migração, a implemente e, em seguida, certifique-se de que tudo está funcionando bem no novo ambiente. No entanto, a migração é uma atividade de toda a organização. Desde o início deve haver representantes de diferentes departamentos envolvidos no planejamento, treinando e ensinando as equipes.

2.Não saber por quê está migrando

Certifique-se de que você realmente tem objetivos de negócios específicos para a migração para o Office 365 e uma necessidade real para a mudança. As ferramentas variadas do Office 365 são atraentes, mas sua empresa pode não precisar delas.

3.Falta de uma estratégia de conteúdo

Uma migração é basicamente mover todos os arquivos dos servidores existentes para a nuvem? Não! Isso é totalmente errado; uma migração é uma oportunidade para gerenciar seu ambiente e arquivar as bibliotecas de documentos que nunca se acessa. É uma ótima oportunidade para reduzir as caixas de entrada e tornar a estratégia de conteúdo mais simplificada.

Desde o início, suas equipes precisam estar pensando sobre o que realmente precisarão no novo ambiente, e quais arquivos, pastas e sites do SharePoint não irão querer.

4.Falha em fazer uma auditoria completa

O SharePoint é ótimo porque é muito flexível, e pode-se personalizá-lo tanto quanto quiser. No entanto, isso também significa que ele tende a se espalhar e, menos que se faça uma gestão rígida, o SharePoint terá muitas permissões desatualizadas, regras incomuns na caixa de correio, políticas de retenção estranhas e outros. Mais uma vez, sua migração é a oportunidade de corrigir todas essas inconsistências corretamente.

5.Pensar uma migração do Office 365 é igual a uma migração do SharePoint

Talvez você tenha migrado o SharePoint 2010 para o SharePoint 2013. Isso é bom, mas o processo não será o mesmo no Office 365. O Office 365 é muito maior e tem um conjunto muito mais diversificado de produtos. Como consequência, será necessário migrá-los individualmente.

Portanto, quando ao migrar a caixa de entrada para o Office 365, apenas a caixa de entrada será migrada. Os calendários não serão movidos até que se migre-os separadamente.  Certifique-se de ter marcado tudo na lista do Office 365 antes de prosseguir com a migração.

6. Falha em treinar usuários finais

O Office 365 é um salto muito grande do seu ambiente SharePoint existente. Tem uma série de novos recursos, uma interface diferente, e funciona de uma maneira diferente. Você deve, portanto, fornecer treinamento adequado aos usuários – comece mostrando-lhes o local onde seus dados e arquivos no SharePoint agora estão armazenados.

7. Não impor um ponto de corte para o sistema antigo

Muitas vezes, quando as empresas migram para o Office 365, elas deixam os funcionários continuarem usando seu sistema anterior. Se os funcionários estiverem usando ambos os sistemas para armazenar documentos, nenhum deles será atualizado, e você terá um certo tipo de minar sua própria migração!

8. Não Ter um Plano Pós-Migração

Seu plano de pós-migração precisa incluir novos planos de administração, monitoramento, estratégia, auditoria e arquivamento. O Office 365 não deixa você ficar complacente!

Quer entender como funciona o Office 365? Está planejando migrar e não sabe por onde começar? Não quer cair nessas armadilhas? Então entre em contato com a Ímpeto e agende uma consultoria gratuita conosco e iremos esclarecer toda e qualquer questão que sua empresa possa vir a ter!