08 nov Seu Portal Intranet está sendo acessado?
Um portal intranet é uma das ferramentas tendências para as empresas modernas. Com ele você pode aumentar eficiência e criar boas relações entre os funcionários. Mas muitas empresas estão esbarrando em um grande problema: seu portal intranet simplesmente não é usado. É uma pena quando se investe em uma ferramenta tão útil e ela não atinge seu objetivo. Mas não se preocupe! Separamos alguns motivos que fazem com que isso aconteça, e também o que fazer para evitar.
O que não fazer
Quando você está pensando no que você quer para seu portal intranet, é importante pensar nos usuários finais. Isso pode parecer óbvio, mas se você escolher ferramentas e displays só porque parecem legais ou bonitos, podem acabar não sendo usados. É fundamental pensar no que realmente vai ser usado no dia a dia e que atendem às necessidades dos funcionários.
Outro erro é escolher funcionalidades demais. Muitos pensam que agregar cada vez mais ferramentas ao portal pode ser ótimo. Quanto mais coisas legais, mais seus funcionários vão usar, certo? Errado. A função do portal intranet é otimizar, fazer o trabalho no dia a dia mais simples. Mesmo que seja usado para colaboração entre funcionários, com feeds no estilo rede social e seções de comentários, se ele for muito bagunçado e tiver coisa demais, fica difícil de usar.
O que fazer
Apesar de serem erros comuns, nenhum deles é difícil resolver. Para criar o portal intranet ideal para sua empresa, o primeiro passo é descobrir o que seus funcionários precisam. Através de monitoramento da atividade deles e questionários, você descobre exatamente quais os problemas e quais soluções podem fazer parte do portal. Por exemplo, pesquisas dizem que trabalhadores gastam cerca de 28% da semana administrando seu e-mail e 20% buscando informações. Um bom sistema de busca e administrador de e-mail seriam, então, boas escolhas.
Talvez o erro mais frequente é querer adicionar funcionalidades demais ao portal intranet. A solução é simples: planejamento. A equipe da Ímpeto, por exemplo, senta com você e escolhe quais são as escolhas mais funcionais e que se adequam às suas necessidades. Depois, o portal é criado com muito cuidado para que ele seja o mais organizado, confortável e fácil de usar. Não tem uma recomendação certa de quantidade, isso depende muito do tamanho da empresa e também do uso dos funcionários.
Templates e a nuvem
Isso tudo pode parecer muito complexo. Se você quer alguma coisa mais fácil, um portal intranet simples já com as funcionalidades mais usadas é uma boa escolha. O nosso programa, o Intrashare, usa templates facilmente customizáveis para a homepage, páginas de conteúdo, sites departamentais, sites de projetos e muito mais. Isso torna ainda mais fácil de editar e de usar. Ele ainda pode ser integrado com o nosso programa de compliance, o ClickCompliance.