Como gerir sua conta Office 365 com um software de governança e compliance?

Conta Office 365

Como gerir sua conta Office 365 com um software de governança e compliance?

Sua conta Office 365 possui uma funcionalidade de extrema importância para sua empresa: os grupos. Atualmente, criá-los possibilita também a criação de uma caixa de correio comum para essa equipe. Ela funcionará como ferramenta de gerenciamento de tarefas, biblioteca de arquivos, calendário e notas.

Assim, novas formas de integrar e compartilhar informações foram criadas entre os grupos do Exchange/Outlook, SharePoint Online, Planner e OneNote. Esse fato os tornam muito mais intuitivos e estimulam a colaboração dos integrantes da equipe em projetos específicos de diversos departamentos.

Gerenciando sua conta do Office 365

Agora, se para os usuários utilizar a conta é fácil, não acontece o mesmo para o gestor de TI. A ativação dos grupos no seu ambiente se compara a um disjuntor de eletricidade. Isso significa que, a partir do momento que é ligado, qualquer pessoa pode criar e editar um grupo.

Criar grupos acidentalmente também é muito recorrente. Após o momento em que o controle é dado aos usuários, eles podem criar o que foi estipulado.

Além disso, quando os administradores ativam a funcionalidade do Groups no Office 365 para seus usuários finais, o padrão deve ser configurado de forma pública. A não ser que seja criado um grupo privado, qualquer conteúdo carregado ou adicionado será público. Com isso, aparecerá nos resultados de pesquisa do Office 365.

O gestor de TI que gerencia os grupos do Office 365, enfrentará alguns desafios, que serão descritos logo abaixo:

Impedir a expansão de grupos que ultrapassam o limite no seu ambiente;
Aplicar permissões e políticas de privacidade na criação, associação e compartilhamento de grupos;
Aplicar sua arquitetura de informação a cada grupo da sua conta do Office 365.

Gerenciando os Grupos do Office 365 com Governance Automation Online

Para resolver esses problemas, existe uma solução chamada Governance Automation Online. Ela usa formulários simples para atingir o equilíbrio entre fazer valer a governança da empresa nos grupos da conta do Office 365. Dessa forma, os usuários conseguem de forma rápida o que precisam. Veja aqui como isso se torna realidade:

1.Configuração regulamentada dos grupos do Office 365

Cada solicitação é encaminhada automaticamente através dos processos de aprovação necessário. Podem ser feitas em qualquer lugar a partir da configuração automática mediante solicitação ou aprovação do gestor de TI. Ao estipular que os grupos só poderão ser criados através de um formulário de solicitação de serviço, os administradores podem garantir que cada um seja criado com finalidade comercial específica.

Cada grupo também é configurado como um contrato de “arrendamento” para simplificar também o processo do “fim” da vida de um grupo. No fim de um determinado prazo, ele é automaticamente marcado para exclusão, arquivamento ou renovação, dependendo do que foi estipulado anteriormente.

2. Gerenciamento de permissões abrangentes para os grupos do Office 365

A solicitação de serviço online do Governance Automation para fazer um grupo do Office 365 é visível com base na função comercial do usuário. Isso faz com que o gerenciamento das permissões seja mais escalável e granular, ou seja, mais detalhado para quem criou o grupo em si.

Os grupos do Office 365 que estiverem provisionados ao Governance Automation também estão pré-configurados com a privacidade adequada, de acordo com quem solicita e o uso pretendido do grupo, que será especificado pelo usuário no formulário.

Mais importante ainda, todos grupos que estiverem provisionados ao Governance Automation Online, designarão o administrador, gestor de TI, como proprietário dos mesmos. Isso faz com que o gerenciamento seja facilitado e mais controlado. De forma que impedirá que ocorra compartilhamentos de arquivos confidenciais ou, até mesmo, a exclusão de um grupo indevidamente.

Além disso, é possível também configurar solicitações de serviços adicionais nos grupos como adicionar membros, renová-lo ou excluí-lo ou fazer alterações nas configurações de privacidade.

Ao usar formulários de solicitação de autoatendimento para essas ações, os administradores saberão das atividades de forma clara sobre como os grupos são usados ao longo do tempo, quem está solicitando as mudanças e porque essas mudanças são necessárias.

3.Relatórios e classificação para os grupos do Office 365

No momento em que os formulários de autoatendimento forem criados, os gestores de TI poderão aplicar valores de metadados personalizados à solicitação. Isso permite que uma lista de catálogo seja gerada ou uma exportação de relatórios existam em seu ambiente. Você também pode saber quanto espaço está sendo ocupado para otimizar espaço.

Preparamos um E-book especial para sua empresa. Ele trata dos desafios de quem vai para a nuvem utilizando as soluções do Office365 e do SharePoint Online. Além disso, explicamos também a solução para cada um desses pontos.