09 jan O que é o gerenciamento eletrônico de documentos?
No mundo corporativo atual, proteger informações confidenciais que se expandem de forma exponencial fica cada vez mais trabalhoso para qualquer empresa. Esse crescimento está tornando mais difícil armazenar informações de maneira efetiva e segura. Apesar disso, quando é implantado um software de gerenciamento eletrônico de documentos, a acessibilidade se torna mais fácil.
Agora, como lidar com isso? A resposta para muitos é usar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
Noções básicas de gerenciamento eletrônico de documentos
Vamos começar com conceitos básicos e o que constitui um registro que pode ser armazenado em qualquer um desses sistemas. Os componentes fundamentais são campos de dados, registros, arquivos ou documentos e pastas.
Pedaços específicos de informações sobre um registro estão inseridas em campos de dados que são chamados de índices. Por exemplo, isso pode incluir a data da criação de um registro, um número de funcionário ou o nome da última pessoa que editou o registro.
Para sua descrição completa, é necessário um conjunto de campos de dados ou metadados. Eles permitem que o registro seja facilmente encontrado em pesquisas e recuperado quando necessário. Agrupamentos de arquivos que estão relacionados entre si, por exemplo, são chamados de pastas.
As características de um gerenciamento eletrônico de documentos
Um sistema é projetado para fazer upload, armazenamento e recuperação de informações de forma sistemática de acordo com as demandas internas das empresas e de quaisquer requisitos legais. Abaixo, seguem algumas das suas características típicas:
- Ferramentas que permitem capturar, carregar e pesquisar informações no sistema;
- Métodos de armazenamento e arquivamento de documentos;
- Capacidade de suportar e administrar qualquer conformidade ou requisitos legais;
- Organização de documentos através de um sistema de indexação;
- Segurança e controle de acesso para impedir o acesso não autorizado a dados;
- Um sistema de auditoria para permitir o rastreamento do ciclo de vida do documento;
- Permite o compartilhamento automático de documentos para pessoas ou departamentos.
Estratégia de implantação
Para assegurar o sucesso na sua implantação, é importante ter uma estratégia contra a qual os desenvolvimentos e o uso possam ser comparados. Para ser eficaz e atender às necessidades empresariais, legais, operacionais e de infraestrutura, um software deve ser flexível e escalável.
A estratégia deve refletir o uso real das informações dentro da organização em sua totalidade e não em pequenos departamentos. Tudo deve ser levado em consideração.
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