14 set Delve: economia de tempo com busca por arquivos
Ter acesso rápido a arquivos importantes é um dos objetivos principais do Office 365. Dessa maneira, a plataforma conta com o serviço do chamado Delve. O Delve é uma forma inteligente de dispor as informações para facilitar seu acesso.
Delve apresenta um mix des conteúdo de todo o Office 365. Assim, os usuários veem tanto os seus próprios documentos quanto os que os colegas estão trabalhando. Estes são documentos que estão armazenados no Onedrive for Business ou em sites no Office 365 ou que tenham sido compartilhado como anexos em e-mails.
Os documentos apresentados na home page não estão organizados por cronologia por ou ainda em ordem alfabética. Em vez disso, Delve organiza documentos de acordo com o que é provável que seja mais relevante.
Como funciona?
O Delve, utilizando um algoritmo para filtrar dados, detecta os tópicos/assuntos mais relevantes para o usuário. Essa busca ocorre no banco de dados da companhia, analisando arquivos de PowerPoint, Word, Excel, etc. Esses, por fim, são apresentados na página do usuário, possibilitando significativa redução de tempo gasto.
Outro objetivo do Office 365 é que o trabalho nas organizações seja feito de forma cada vez mais colaborativa, por isso o Delve também possibilita que os arquivos sejam compartilhados. Assim o usuário, disponibiliza aquilo que julga que será importante para a equipe com quem está trabalhando e eles, por sua vez, obtêm esses materiais.
Com ele, não é necessário se preocupar com a segurança, pois os níveis de permissão não são modificados – o usuário só vê aquilo a que já possuía acesso prévio.
O acesso a esses documentos ocorre da seguinte forma:
- O usuário clica no nome ou imagem de alguém em qualquer lugar e o Delve mostra os documentos em que eles estão trabalhando ou;
- Quando o usuário encontra um documento em que tem interesse, basta adicioná-lo como favorito para facilmente voltar a ele depois.
Como o Delve sabe o que é relevante para o usuário?
O sistema por trás Delve é o Graph Office. Ele recolhe e analisa continuamente os sinais que o usuário e seus colegas enviam enquanto trabalham no Office 365. Por exemplo, quando duas ou mais pessoas modificarem ou visualizarem o mesmo documento , é provável que estejam trabalhando juntos. Outros indicativos são sobre com quem o usuário se comunica através de e- mail e com quem compartilha arquivos.
Delve usa o resultado da análise para mostrar documentos que têm mais probabilidade de ser relevante naquele momento. Por exemplo, o Graph Office vai notar que se várias das pessoas que trabalham regularmente com determinado usuário visualizam um documento específico, é provável que ele também seja interessante para o usuário, então Delve mostra-o em home page.
Compartilhar documentos
No Delve, pode-se utilizar boards para agrupar e compartilhar documentos. Por exemplo, pode-se criar um espaço para recolher todos os arquivos importantes para um determinado projeto em equipe.
Os resultados ficam dispostos em uma interface simples, organizando cada item conforme o nível de importância. É possível saber ainda o número de visualizações e compartilhamentos que tal documento recebeu.
Ainda está com dúvidas em relação ao Delve? Então entre em contato com a Ímpeto e agende uma consultoria gratuita.