Sistema de Orçamentos

Quando o escritório de advocacia Barbosa, Müssnich & Aragão contratou a Ímpeto para criar um sistema de previsão orçamentária anual que substituísse o aplicativo em Excel até então utilizado, a ideia era empregar o novo processo apenas durante o ano de 2009. A satisfação com o novo programa foi tamanha que a BM&A solicitou sua adaptação e o tornou definitivo.

Segundo o gerente do projeto, Pierre Mark Trautman Marreco, o sistema atual mostrou-se mais adequado por preservar informações confidenciais e permitir seu acesso por diversos usuários simultaneamente “As planilhas em Excel corriam o risco de serem apagadas ou alteradas por qualquer pessoa que consultasse o sistema, cujos dados eram abertos a todos que o acessassem”, explica Trautman Marreco.

A previsão orçamentária do escritório, que tem 650 funcionários em filiais no Rio de Janeiro, São Paulo, Belo Horizonte e Brasília, inclui as estimativas de gastos de cada equipe de advogados, que trabalham de acordo com suas especialidades. Entre os custos estimados estão salários, horas de trabalho, despesas com viagem, hospedagem, deslocamento e alimentação, computando também o percentual a ser destinado a impostos e à manutenção da estrutura física da empresa. Segundo Pierre Trautman Marreco, a primeira versão, em Excel, levava o sistema a correr riscos de perda de dados. “É fácil apagar dados em Excel, que só pode ser acessado por um usuário a cada vez. Com isso, uma pessoa era encarregada de alimentar o sistema, recebendo dados de todas as áreas e passando para as planilhas – um processo que ficou anacrônico dado o volume de informações crescentes e também pela falta de segurança, já que era muito vulnerável a intervenções externas”, esclarece o gerente do projeto.

Atualmente, cada gerente da BM&A tem login e senha para alimentar o sistema. Para o gerente de TI, Reynaldo Luiz Martins Junior, o novo programa tem as vantagens da agilidade e de oferecer mais segurança. “Precisávamos prover mais flexibilidade tanto de configuração quanto na manutenção do sistema de ERB, substituindo as planilhas e os controles manuais utilizados pela área financeira. Hoje, contamos com um sistema que permite operarmos com mais eficiência e agilidade”, diz Reynaldo.