16 dez Usuários do SharePoint: 6 dicas para pesquisar corretamente
Quantas vezes você já se sentiu frustrado procurando alguma informação? Às vezes não sabe se enviou como email, se o colocou no SharePoint nem o nome que deu ao arquivo. Como usuário, muitas vezes pode ser cansativo procurar um documento escondido em algum lugar no fundo da caixa de entrada. A pesquisa é uma das melhores características do SharePoint, mas antes de começar a buscar o arquivo, é preciso pensar sobre a melhor maneira de encontrá-lo.
Ao pesquisar você prefere encontrar facilmente o que procura, em vez de peneirar através de resultados? Existem várias maneiras de melhorar os resultados da pesquisa, dessa forma selecionamos algumas dicas que devem ajudar a tornar suas pesquisas mais produtivas.
1.Prepare-se para buscar
Certifique-se de saber o que você está procurando. Como você pode encontrar o que você está buscando, se você não consegue se lembrar dos detalhes? Experimente e pense em uma palavra única que ajudará a diminuir seus resultados.
2. Titule seus arquivos e seja descritivo:
Sempre titule seus documentos e seja descritivo – o título é o campo que é exibido primeiro nos resultados da pesquisa. Nomes de arquivo genéricos não são muito úteis quando se trata de lembrar qual arquivo você está tentando encontrar e você muitas vezes irá obtê-lo misturado com outro nome de arquivo semelhante se seus títulos não são únicos.
3. Use a pesquisa para restringir a sua pesquisa
Não tenha medo de usar mais de uma pesquisa para obter seus resultados. Pesquise dentro de seus resultados para diminuir a lista.
4. Aprenda a sintaxe de pesquisa
Use aspas em seus termos de pesquisa de palavra-chave ou use termos de pesquisa como “E” e “OU” para aumentar significativamente a precisão dos resultados retornados.
5. Organize sua pesquisa por datas
Limite seus resultados estreitando a linha do tempo, seja por datas exatas, trimestre, etc.
6.Definir permissões em seus dados
Suas informações precisam do máximo de segurança, por isso, é preciso saber como configurar permissões para manter outras pessoas longe de sua pesquisa: a maioria das atualizações para o SharePoint 2013 vai expor conteúdo que foi anteriormente oculto, utilizando “segurança por obscuridade”. Se você não quiser que a pesquisa exponha o conteúdo a usuários não autorizados, verifique se você tem permissões apropriadas nos dados onde o documento está localizado. Vá para as configurações da biblioteca em configurações avançadas para definir permissões para ocultar a biblioteca dos resultados da pesquisa.
O mecanismo de pesquisa ajuda a manter sob controle todos os arquivos disponíveis na rede interna, bem como pessoas de diferentes equipes. Essa e muitas outras funcionalidades fazem do Sharepoint uma ferramenta que impulsiona a produtividade no ambiente de trabalho. Quer conhecer mais? Entre em contato conosco e agende uma consultoria gratuita.