12 set Porque sua empresa deve migrar de Servidores de Arquivos para SharePoint?
As empresas, há muito tempo, vêm usando servidores locais de arquivo para armazenar seus dados corporativos. Esses servidores são uma unidade comum, que é acessível a partir dos desktops conectados no escritório. Quando foram criados representaram um grande salto para as empresas, já que seus funcionários poderiam salvar documentos em uma área compartilhada e não precisariam se preocupar com arquivos escondidos em unidades pessoais.
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Por outro lado, os servidores de arquivos tradicionais contam com problemas sérios: existem lacunas na colaboração, muitas vezes conteúdo é duplicado e versões antigas podem ser confundidas com as mais recentes, etc. Além disso, gasta-se muito tempo buscando por esses documentos. Essas situações acabam se tornando obstáculos à colaboração: eles causam ruídos na comunicação e prejudicam a eficiência das práticas de trabalho.
Por que o SharePoint é a melhor opção?
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Acesso completo
Ao migrar os arquivos para o SharePoint 2016, se fornece aos funcionários amplo acesso ao seu conteúdo. Pode-se acessar os arquivos de qualquer lugar, em casa, no escritório, e em qualquer dispositivo.
2. Buscas mais eficientes
Uma das maiores razões para a migração para o SharePoint é o poder de busca para encontrar arquivos. Procura-se por nome de um documento ou por palavra-chave do texto e se obtêm resultados relevantes em nanossegundos. Levando em conta o volume de conteúdo produzido pelas organizações, esta é uma característica essencial para manter o ritmo de trabalho acelerado.
3.Permissionamento
Muitas vezes se está trabalhando em arquivos e documentos em colaboração com vários colegas. Acaba se tornando difícil saber quem está modificando o mesmo documento que lhe foi atribuído. No SharePoint, pode-se restringir um arquivo para que os outros não possam acessá-lo, o que significa que todos sabem com quem a versão mais recente do documento está, e assim, se garante que os esforços de cada usuário não sejam desperdiçados.
4.Histórico de versões e proteção de backup
No SharePoint não há necessidade de criar várias versões de um único arquivo e renomeá-lo cada vez que se faz alguma modificação. Ter muitas versões leva a um espaço de colaboração desorganizado e que ocupa espaço desnecessário. No SharePoint, pode-se usar o histórico de versões, ou seja, é necessário trabalhar em apenas um arquivo. Ao editar e salvar o documento, a versão antiga ainda é mantida – invisível e pode ser acessada com um clique.
5.Uma única cópia em um único espaço
No SharePoint, armazena-se o documento em um só lugar, e os demais usuários vêm até ele em vez de guardá-lo para vários lugares. Isto significa que não ter mais diversas cópias do mesmo arquivo em caixas de entrada das pessoas diferentes. Uma única versão fica no lugar correto, dessa forma assegura-se clareza no trabalho para toda a sua equipe.
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