14 set 5 Passos para melhorar a sua gestão eletrônica de documentos
Na Ímpeto, o principal objetivo é ajudar nossos clientes a crescerem. Na maioria das vezes, as iniciativas deles envolvem algum nível de GED (gestão eletrônica de documentos) – e trabalhamos constantemente com portais do tipo. Temos experiência nas ferramentas de armazenamento, revisão, aprovação, nomenclatura e busca de documentos. Por isso, nossos projetos entram em funcionamento sem que as equipes se percam enquanto consultam os arquivos.
É fácil entender por que tanto tempo consumido nisso: um sistema de gestão documental pode ser a saída para o constante compartilhamento de arquivos. O segredo da eficiência em GED, por outro lado, é sua classificação. Algo nem tão simples de implementar, mesmo se baseado em SharePoint. Ele dá aos funcionários a liberdade de criarem e compartilharem seus trabalhos com segurança, além de possibilitar que atuem de formas inovadoras em suas iniciativas, contribuindo para aumento da produtividade. Um problema, por outro lado, é que pode ser difícil fazer com que a equipe permaneça usando tal sistema.
Resolvemos partilhar, então, algumas dicas que nos ajudaram – e continuam ajudando – bastante em nossos projetos de GED:
1. SharePoint
Pode parecer óbvio, mas escolher o SharePoint é o primeiro passo para o sucesso. Isso porque a plataforma tem GED como seu fundamento, com uma lista de recursos úteis, que a coloca a par das últimas tecnologias. Por exemplo, sua função de “arrastar e soltar” – que torna o upload para as bibliotecas mais simples -, a prévia ao vivo de documentos e o compartilhamento simples.
2. Entenda os processos de gestão eletrônica de documentos em andamento
Nos projetos, buscamos, em primeiro lugar, entender bem as necessidades de nossos clientes. Nesse assunto específico, passamos um tempo analisando como as empresas criam, usam, gerenciam e compartilham seus documentos e como funcionam esses processos. Muitas ainda têm problemas ao lidar com a parte documental, então nós nos esforçamos para perceber o que os causa.
3. Classificação do conteúdo
Uma vez que se tem compreensão de como os documentos estão sendo usados e gerenciados, aconselhamos nossos clientes a tentar classificá-los e montar uma rede de relacionamentos entre estes. Vale lembrar que um novo sistema de GED pode durar até dezenas de anos, então, antes de colocá-lo em prática, é melhor saber como os documentos devem ser organizados, ajudando na migração. Faz mais sentido agrupá-los pro cliente, projeto ou data? Quem tem acesso a cada conteúdo? Os documentos fazem referência a outros, e como?
4. Metadados
O SharePoint tem potentes recursos de metadados. Os documentos podem ter todo tipo de dado e propriedade ligado a eles, então assegurar-se de que têm os metadados certos aplicados a eles é muito benéfico. Além de achar os documentos mais facilmente (seja pelo mecanismo de busca ou pela navegação), o usuário pode identificar o que procura sem nem mesmo abrir o arquivo, o que simplifica ainda mais.
Com tantas utilidades, às vezes acontece dos clientes tentarem abranger mais do que preciso em relação a metadados. É necessário pensar, no entanto, em manter o equilíbrio entre uma descrição mais profunda e os aspectos de usabilidade.
5. Adoção pelo usuário
A adoção pelo usuário é um ingrediente vital quando você está tentando colocar no ar da maneira certa um sistema como esse. Se você lançar uma nova forma de armazenamento dos documentos e não deixar claro para os funcionários sobre as mudanças e seus motivos, o projeto simplesmente não vai pra frente. É preciso focar nestes pontos:
- Treinamento: As funções do novo sistema pedem treinamento? Algo prolongado ou apenas um guia simples para a nova interface? Dúvidas geram um grande tempo ocioso, então treinar as equipes pode ser um valioso investimento.
- Comunicação: Os usuários precisam saber que o novo sistema está para ser lançado, seja por meios virtuais ou físicos, dentro do espaço de sua empresa. Dê às pessoas prazos concretos e realce os benefícios da novidade o mais cedo possível.
- Fase de implementação: Dependendo do tamanho do projeto, talvez você queira dividi-lo em fases. Teste seu novo sistema com um grupo pequeno ou em apenas um departamento. Possibilite apenas parte dos recursos ou coloque ferramentas novas e antigas simultaneamente, apenas por um tempo.
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