20 mar 5 maneiras de se beneficiar do Versionamento no SharePoint
O versionamento no SharePoint é uma das suas melhores ferramentas. Permite rastrear a atividade de qualquer item (documento, evento, tarefa, etc.) e seguir a trilha de auditoria. Neste post, vamos destacar as características mais importantes do controle de versão e como ele pode ajudá-lo, o usuário final, com sua rotina diária. Vejamos primeiro o que é o controle de versão e como ele funciona.
COMO FUNCIONAM AS VERSÕES NO SHAREPOINT?
Sempre que você alterar um documento em uma biblioteca de documentos ou editar qualquer item da lista (em uma lista personalizada, calendário, lista de tarefas, etc.), uma nova versão é criada. Qualquer alteração é registrada, seja uma alteração física no documento ou apenas uma alteração de metadados. Se você apenas visualiza um item ou um documento clicando nele – a nova versão não é criada, ela só é criada quando você realmente altera algo.
QUAIS WEB PARTS PERMITEM VERSIONAR?
Qualquer parte da web que armazena conteúdo tem recursos de versão. Isso inclui a biblioteca de documentos, lista personalizada, Anúncios, Rastreamento de Emissão, Lista de Tarefas, Links, outras listas.
QUAIS SÃO OS 2 TIPOS DE VERSIONAMENTO?
Existem versões menores e maiores. Versões menores permitem um controle de versão mais granular, elas são usadas para cenários de aprovação de conteúdo muito específicos no SharePoint. Eles são muito raramente utilizados no SharePoint, por isso vamos focar apenas em versões maiores neste post.
QUAIS SÃO OS PRÉ-REQUISITOS BÁSICOS PARA VERSIONAR?
Obviamente, o controle de versão precisa ser ativado. A segunda exigência principal se aplica aos documentos. Para que o controle de versão funcione, os documentos precisam manter o mesmo nome de arquivo. Em outras palavras, se você carregar um documento para o SharePoint e depois baixá-lo, altere o nome do arquivo e faça o upload novamente para a biblioteca de documentos – o histórico de versões começará com 1.0 para esse novo documento. O nome do arquivo é um identificador primordial!
QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DA VERSÃO?
1.Capacidade de auditar o histórico de um item
O histórico de versões permite que você refaça o histórico de um item ou documento, desde a data e hora em que foi criado pela primeira vez até o momento. Se for um documento que você está verificando, você pode ver todas as mudanças que estão ocorrendo (mudanças físicas no documento ou nos metadados). Se for um item, como um evento de tarefa ou calendário, você pode ver as alterações de metadados feitas, quem as fez e quando.
2. Capacidade de rastrear alterações de metadados
Quaisquer alterações de metadados são perfeitamente visíveis no histórico do histórico da versão acima. Digamos que você tenha ativado o controle de versão em um Controle de Problemas para rastrear os tickets do help desk. Com o histórico da versão, você pode facilmente ver o que aconteceu com o bilhete desde o momento em que foi submetido ao presente.
3.Capacidade de rastrear alterações de conteúdo
Se você habilitar o controle de versão em uma biblioteca de documentos, poderá acessar qualquer versão anterior do documento clicando em um link de versão anterior.
4.Capacidade de restaurar versões anteriores
Você também pode restaurar versões antigas, se necessário. Digamos que você criou um documento importante e, em seguida, seu chefe decidiu editar e fez alterações que não fazem sentido. Não há problema. Basta clicar em um menu suspenso ao lado da versão que você deseja restaurar e clicar em Restaurar. Vai levar esta versão e criar uma nova para você, tornando-se a mais recente e maior.
5.Capacidade de comparar versões do SharePoint
Isso não é necessariamente um recurso do SharePoint, mas mais um recurso do Word. Essencialmente, o que você pode fazer é comparar diferentes versões do SharePoint do documento no Word usando o recurso MS Word Compare.
O Sharepoint é, sem dúvidas, uma das melhores plataformas para compartilhamento de arquivos no ambiente corporativo. Suas diversas funcionalidades agilizam o trabalho das equipes, mas não param por aí. Quer entender tudo que o sharepoint pode oferecer à sua organização? Entre em contato conosco para uma consultoria gratuita e sem compromisso.